Quels moyens pour piloter la performance ?

19 mai 2011
Salon HIT Paris 2011
Stand Axège

Ce 19 mai sont intervenus : Damien DUMONT (Directeur adjoint chargé du contrôle de gestion et des recettes), Stéphane CHATTON (CDG), Laurent MURITH (Responsable du SIAD) et Pascal FRUCQUET (DSI) du CHU de Limoges sur la recherche, la mise en place et l’appropriation de leur système d’information décisionnel.

Ces quelques mots retracent l’intervention des différents interlocuteurs lors de ce salon mais également un article publié dans la revue Finances hospitalières n° 47 du mois de mai sur le thème : «  Les Tableaux de bord comme outils de pilotage et de management d’un établissement de santé  ».

Pour se piloter, le CHUL a développé depuis 2007 un système de reporting permettant le partage des informations stratégiques.


Comme l’a montré Damien DUMONT aux personnes présentes sur le stand, un document d’une quinzaine de pages destinées à tous les acteurs de l’établissement, contenant des tableaux et graphiques synthétiques permet d’informer, d’échanger et d’agir.

Composés d’indicateurs d’activités, du PMSI, du budget, des finances et d’éléments de benchmark, ces données médico-économiques sont un support de discussion pour faire état des difficultés, argumenter la pertinence des projets ou encore permettre la compréhension globale des enjeux par tous.

Allié à la comptabilité analytique, le CHUL réalise une fois par an des comptes de résultats par pôle selon la méthode ENCC permettant notamment d’engager les échanges avec les chefs de pôle et responsables de service.

Pour aller plus loin dans sa démarche, l’établissement a souhaité se doter d’un système d’information décisionnel complet lui permettant de produire ses informations stratégiques de manière automatique.

La solution Axège Santé a donc été retenue pour sa capacité à répondre aux besoins du CHUL et pour sa connaissance du monde hospitalier souligne Damien DUMONT.

L’objectif d’Axège est d’automatiser toute la production des chiffres stratégiques de manière à donner du temps pour l’analyse et la mise en place des actions correctrices.

Ainsi, la production mensuelle de ses indicateurs, la production trimestrielle des différentes comptabilités analytiques de l’établissement, ainsi que l’analyse des prises en charge des patients va permettre au CHUL d’aller plus loin dans le pilotage opérationnel.

Pour permettre un dialogue de gestion efficace, le CHUL s’est engagé dans une démarche forte de fiabilisation des données permettant une diffusion en toute confiance.

Afin de valider ces informations, des réunions de contrôle de cohérence des données d’activités sont organisées chaque mois en présence des acteurs du DIM, de la facturation, des admissions, du système d’information, des finances et du contrôle de gestion.

Même si le CHUL dispose déjà d’une grande exhaustivité de ses données, ces échanges permettent de fiabiliser le codage et d’apporter des solutions aux problématiques de facturation.


Toutefois, la mise en place du SIDH d’Axège a nécessité de se reposer certaines questions pour assurer la fiabilité des informations produites précise Laurent MURITH.

Pour mettre en cohérence les données d’activités, de recettes, de moyens, de qualité et d’organisation, une situation périodique mensuelle a été mise en place.

Cette phase a permis d’améliorer la qualité des informations du SIH de l’établissement et de franchir la première étape vers la certification des comptes.

Comme l’a indiqué Laurent MURITH, Axège Santé permet d’éviter les processus parallèles qui freinent la mise en place de la facturation au fil de l’eau en associant le service facturation et le service DIM. 

Axège Santé met également à disposition un portail de diffusion adapté aux différents acteurs permettant ainsi de proposer la bonne information, à la bonne personne, au bon moment.

L’objectif est d’impliquer tous les acteurs dans une culture commune du pilotage.

Différents portails par niveaux de responsabilités (Directions, DIM, Responsables de pôles, Blocs, Finances...) sont proposés en standard pour offrir des solutions clés en main et adaptables aux utilisateurs.

Le CHUL a fait le choix d’une diffusion ciblée avec peu d’indicateurs permettant de ne pas « noyer » l’utilisateur sous de trop nombreuses informations. Toutefois, un accès à des données complémentaires permet d’affiner les recherches selon les besoins.

Un portail de diffusion commun à la partie DIM et contrôle de gestion a également été réalisé pour donner un langage commun et un accès aux même sources aux deux parties permettant de crédibiliser la démarche du dialogue de gestion médico-économique préconisée dans le rapport de l’IGAS.

Depuis 2007, le CHUL a donc mis en place un nouveau mode de management pour accompagner ses équipes dans la mise en place de la T2A.

Avec le déploiement du système d’information décisionnel Axège Santé, l’établissement prend encore une fois, une orientation stratégique pour répondre aux enjeux de la nouvelle gouvernance.

Ayant déjà réfléchi avec les équipes médicales sur les indicateurs a diffuser, leurs règles de gestion et leurs pertinences, l’établissement souhaite désormais :
 rendre autonome tous les acteurs en diffusant les données propres à chaque interlocuteur (tableaux de bord, données d’activités, budget, RH, qualité...) permettant ainsi d’accompagner les contrats de pôles,
 mais également pouvoir se comparer aux données nationales (dans une démarche de benchmark).

Axège est pré-paramétré pour le monde de la santé. De cette manière, les normes issues des différentes instances réglementaires sont déjà intégrées dans la solution (ANAP, SAE, Hospidiag...).

Pour autant, l’entrepôt de données intelligent permet d’utiliser simplement toute la richesse du SIH de l’établissement et de créer ses propres indicateurs croisés dynamiques en quelques clics.

Ainsi, 95% des indicateurs produits depuis 2007 par le CHUL font parti des indicateurs standards du module « Tableaux de bord  » d’Axège Santé. Les autres indicateurs ont été produits rapidement grâce aux analyses multi-dimensionnelles qui sont disponibles dans la solution.

Autre aspect souligné par tous les représentants du CHUL, la mise en place de cette solution est suivie par un accompagnement et un conseil permanent des consultants de la société Axège, tous contrôleurs de gestion hospitalier.

L’objectif commun avec l’établissement est de s’assurer de la qualité des données produites et de leur utilisation pour un pilotage efficient à tous les niveaux.

Dans cette perspective, la mise en place de la solution suit une méthodologie d’intégration bien définie.

Celle-ci garantit une production rapide et fiable des éléments essentiels dés le début du projet.

La mise à disposition progressive des informations complémentaires sur l’ensemble des domaines de l’hôpital assure une implication continue et adaptée pour tous les acteurs.

Des groupes de travail multi-compétences ont également permis une implication directe des meneurs de projets à l’intérieur de l’établissement.

Comme l’a souligné Laurent MURITH lors du rétro-planning de mise en place d’Axège au CHUL, le projet comporte plusieurs phases étant donné que l’établissement a retenu l’ensemble des modules d’Axège Santé pour avoir une suite décisionnelle complète.

7 mois après le démarrage du projet, le module « Tableau de Bord  » est disponible a 85%, le module « Comptabilité Analytique » est en production automatique et récurrente et le module « FIPS » est en phase de recettage.

L’estimation de la durée totale du projet est fixée à 1 an toutes opérations confondues (comités de pilotage, création des équipes, connecteurs au SIH, mise en place des données, recettage, automatisation, validations, diffusions...).

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